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一、時間：2009年10月13日 PM 20:00 至 20:30
二、地點：本社區一樓會議室
三、主席：李遠坤 主任委員
四、出席委員：
主委 李遠坤、副主委 陳宏鎮、
監察委員 曾旭亨、財務委員 楊建達、環境委員 賴天助、
文康委員 林金龍、設備委員 藍維。
五、主席致詞：
非常感謝各位委員在百忙之中撥空來參加本次的臨時會議, 自七月份以來, 東京都公司接手本社區管理事務後, 派至本社區服務的人員, 不論是總幹事或是保全人員, 總是頻頻更換, 嚴重影響到社區基本事務的運作, 加上負責本社區督導業務的何國棟主任, 對於管委會向東京都公司所反應的事項, 不是沒有處理, 就是處理毫無效率可言。因此, 本人特地與副主委討論, 召開這次的臨時會議, 討論是否與東京都公司中止合約。
另外, 本次臨時會為本社區內部會議, 並沒有通知東京都公司代表到場列席。會議記錄也將由管委會成員自行記錄。
六、提案討論
【議案】是否與東京都保全公司中止合約案。
【說明】
1. 東京都公司自七月起接手本社區管理事務後, 多項服務未達社區基本要求, 甚至有多項違反合約之事實, 管理委員會經八月份會議曾經決議與東京都公司中止委託管理契約。但因為東京都公司再三保證會妥善處理本社區保全人員素質參差不齊的情況, 將從其他社區調派具備保全多年經驗, 且表現優良的保全人員到本社區服務, 因此, 管理委員會決定給東京都公司一個改善的機會, 並未對東京都公司發出要求提前解約的公文。
2. 東京都公司派駐本社區服務之總幹事、督導專員、保全人員均頻頻更換, 尤其是八月十五日、九月十五日、十月十五日，接連三個月每個月都更換總幹事。本社區總幹事始終處於對社區事務不熟悉的狀況, 不但致使本社區許多既定公務無法順利推動, 甚至許多社區庶務亦在總幹事頻頻交接的情況下, 導致必須重新建立執行模式, 帶給本社區相當大的困擾。
3. 本社區辦理中秋節活動在已談妥由蘆洲蘇記鼎邊趖來社區辦理外燴,原先管委會與東京都公司龔孝賢經理在會議中約定由東京都公司回饋給社區住戶 120 碗鼎邊趖, 然而東京都公司與蘇記鼎邊趖洽談時, 卻談定只提供 80 碗鼎邊趖加 80 碗豬油拌飯。管委會為求中秋節活動順利進行, 並沒有堅持要求 120 碗, 並由社區另行提撥經費, 在中秋節系列活動中加入烤肉一項, 提供基本烤肉食品供社區住戶享用。不料, 東京都公司何國棟主任竟然在中秋節的一個星期前, 打電話給蘇記鼎邊趖老闆, 要求數量再降到 60 碗, 導致蘇老闆不願於中秋節當日來社區辦理外燴。
東京都公司為求節省成本, 在沒有與管委會討論的情況下就私自決定只提供60碗鼎邊趖給社區住戶, 本社區為70戶社區, 平均一戶分配不到一碗, 回饋完全沒有誠意, 管委會無法接受。另外, 東京都公司與本社區洽談合約時, 龔孝賢經理曾經承諾社區辦活動時, 東京都公司會派員協助活動進行。然而, 本社區十月三日辦理中秋節活動時, 東京都公司竟未派任何一位人員來社區協助, 連負責本社區督導之何國棟主任亦沒有出席協助活動進行, 完全違反合約精神。
4. 負責本社區的督導何國棟主任對於本社區向東京都公司所反應之事項, 總是石沉大海, 沒有處理。派駐社區服務之人員更換竟沒事先通知管委會就逕行交接, 十月八日竟然在沒有事先通知管委會的情況下, 就直接請林成福總幹事來交接韓泰鍾總幹事, 不但對管委會非常不尊重, 而且已經違反合約。
5. 十月八日晚上主委當面向督導何國棟主任表達, 十月九日的管理委員會議要討論關於七、八月東京都公司之下包眾鼎機電公司交接與機電維護並不確實, 兩個月四次機電檢查都沒有檢查出『AB棟揚水緩起動器控制盤』遭到修改電路, 東京都公司雖然於九月份更換了機電公司。但是, 由於東京都子公司眾鼎機電公司的缺失造成本社區無法向全坤興建設公司求償, 東京都公司確實有疏失, 應該負起責任。關於本案的後續處理, 請東京都公司一定要在本月份管委會召開之前, 針對本案先行討論。如果東京都公司需要時間處理, 本月份管委會也可以延後一週召開會議, 不要讓管委會議召開時, 東京都公司仍然沒有進入狀況, 讓討論議案無法進行。懇請東京都公司一定要處理此事。然而, 十月九日所召開的管理委員會議, 東京都公司竟然指派一名臨時代班的陳專員來本社區開會, 對本社區所提之事, 僅表明會帶回公司處理, 然後事後完全沒有回覆任何處理結論。對於東京都公司漠視本社區重大事項的行為, 管理委員會完全無法接受。
【決議】
在各位委員們詳細討論後的情況下, 全數無異議通過將對東京都公司提出提前解約的要求, 並於十月二十日召開第二次臨時會, 通知東京都公司派員至本社區商討解約事宜。
七、臨時動議
無
八、散會
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